档案无需预先建立。软件支持在制单时即时新建和修改档案，即时新建或修改的档案可以在档案管理组的有关功能里呈现和管理，录入单据时，名称确定后即可继续完善和修改这个名称的档案信息。

软件会自动保存所有修改，但在提供了保存按钮的界面除外。

档案在单据中已使用时，软件会自动阻止对其进行删除操作。

直接在可编辑的单元格里输入相应信息即可；新建的档案信息将自动归类到当前选中的分类。

某些列的值只有固定的二到三种可能，比如：性别列、勾选列等，并且这些列的背景色不同于其他列容易区别，可以用右键菜单来修改，也可以用鼠标单击或用空格键来输入。

背景色为白色表示可以直接输入或修改，但报表除外。

软件遵循选中 → 执行方式，你的操作是针对你当前所在的行或者选中的多行，并且你所在的列不一样，右键菜单也会不尽相同，这取决于列和表所适用的操作，右键菜单里有很多丰富实用的功能，这是你使用软件会经常用到并且是会习惯性地便捷快速访问和易用的。

通过 Ctrl + 鼠标单击可以选择不连续的行，拖动鼠标可以选中多行或者多列。

软件的操作方式是整体通用的，软件的各个功能界面均适用。

下面以客户分类管理功能为例来说明，如图所示：

应用到。选中一个或多个客户信息，然后选择一个类别并执行右键菜单的应用到则会将选中的客户批量归类。

筛选到。选中一个或多个类别并执行右键菜单的筛选到可以仅查看这个（些）类别的客户信息，其他类别的客户将被过滤。

打印 F5、打印到 Excel （导出）。与程序菜单的相应功能相同，在此不再赘述。

查找。在右击的表格内查找能匹配输入的关键字的单元格。

复制。复制单元格的内容；如果选中了多个单元格，将以制表符分隔的格式来复制文本内容，你可以在 Excel 里以“只保留文本”方式来粘贴使用。

选中区域求和。对选中区域的所有数值进行求和，同时会提示上一次的求和结果。

新增行。在空白行新增一行数据，通常可以采用直接输入的方式来新增，还可以双击空白行的一个不可编辑单元格来新增。

删除行。删除选中行或当前行的数据。

升序排序、降序排序。按当前列的数据对数据行进行升序排序或降序排序。

刷新。重新加载当前表格的数据。通常情况软件会自动刷新数据。