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物流软件 - 专线物流系统方案

  该方案应用对象:

  零担/整车专线货运物流企业

  省内专线及配送性质物流企业

  货代货运站

  综合类型物流公司

  航空/铁路/海运运输物流企业

  中国物流行业发展至今已有一个相当的历史了,经过不断进步演化,国家政策支持,促使了现代物流的辉煌,大势看好,从事物流行业的老板也是与日俱增,由此也形成了前所未有的竞争力,优胜劣汰趋势严重,也给风控能力差的物流企业带来了经济危机。

  随着信息化时代的发展和普及,现代物流行业也在逐步转轨,改变原有的经营模式,力争提高物流效率和质量,创造良好的企业形象。但是对于意识滞后的老板想与之相提并论也几乎没有什么可比性,这就拉大了两者的距离,靠人工填写托运单的物流企业也在逐步倒闭淘汰。他们想要反败为胜,就必须意识到并加强自己的薄弱环节。

  现代物流公司存在的问题在于,运输成本控制不当,动力资源整合不够,给运营和进步带来了很大的难度,但是,借助技术先进的物流软件来管理,就可以扭转局面,可谓是“山重水复疑无路,柳暗花明又一村”。

  一、整车、零担专线物流公司的需求与现状。

  【物流业务操作难】

  货物运输是一个看似简单的物流业务,但是在操作流程上去却有很多不可缺少的环节,由于压力大和人工疲惫,导致在不知不觉中就出现错误。对于业务量大的物流公司,仅靠人工来管理是远远不够的,尽管如此,依然有很多很多的中小型物流公司在惯用手工单,一方面对电脑不熟悉,另一方面对软件的学习能力不佳,对软件使用很不能接受,导致了物流企业的人力资源成本成倍增加,而且还做不好物流。

  【物流管理难】

  专线物流公司最少也是两个点,由于是异地,管理策略的执行不统一,不能有效进行协调,比如:管理者执行难、靠电话交流存在局限性而且不能了解实际情况、监管不能落到实处等,异地站点间数据不能同步,只能依靠一张手抄的装车清单完成之后的所有工作,这样账可以说是完全一塌糊涂。

  【财务结算难】

  会计制单做账很繁琐,因为物流公司异地操作又有关联性,其收入费用也是两地或者多地均有,同时又存在财务总账,所以财务会计在实践中很难操作。所以就必须要使用物流软件来解决。

  首先,物流软件可以制单做账,数据能共享,并且预警毛利提示等等先进的功能,可以满足即时运输成本控制的需求。

  其次,物流软件自带智能物流财务模块,系统内部即可从头到尾的完成整个物流流程以及财务结算问题,只需要很简单的操作即可,各种财务报表均能自动生成并且符合标准财务会计报表的要求。

  再次,物流软件的财务管理不需要专业的财务会计知识,所有人都能操作,全程有很好的智能算法,特别是在财务处理上自动化程度很高。

  最后,物流软件能够提供很多财务预警机制,比如:应收未收、催收,整个人工很复杂的财务问题,在软件却是一目了然,账目清晰,可以解决人工错账、坏账、死账等等问题,不管是对托运人还是往来单位,都不会产生混淆、说不清楚等问题,因为系统会一一记录在案,结算清单清楚,收款对象明确,原来人工需要一周才能理清楚的财务账,用上软件还无需一秒,软件已经集成了物流财务算法,会自动按要求完成。

  【物流服务低下】

  人工查件难,无法满足客户的现代化需要,不能通过网络进行查件的物流势必要被淘汰,现代物流要做的业务完全不仅仅只是一个运输问题。客户每次来托运都从头开始,人工不能记住上次的运输方式、服务方式、运价跟踪记忆等等,客户一次不满意,下次就绝对会找更高效的物流来服务,你丢得起多少客户呢?所以,不用物流软件的物流,称不上现代物流,内部乱得一团糟,最终只是做死的节奏。

  【突破现状难】

  由于物流行业被看好,物流人也与日俱增,又由于效率低下,服务做不到位,很多没有实力的物流公司纷纷关门倒闭,虽有少数物流老板机智灵活,但却不知从何抓起,担心人员不会电脑,对电脑了解不多,虽然明明知道使用物流软件是根本的突破现状的办法,但是却又心疼钱。忌看一个对比分析,让你知道使用物流软件与传统人工单的区别,是否值得再做决定。主要存在以下八点:

物流软件 - 专线物流系统方案

  ●加强运营资产,争取广大规模。

  ●加强差异化服务,与同行拉开距离。

  ●立即使用物流软件,抢先进入信息化管理。

  ●哪里缺少物流就往哪里发展,因为那里需要物流。

  ●重视人才培训,提高人力资源质量。

  二、物流软件简介。

  1、开发办法

  物流软件采用了全方位的物流业务管理,并且按传统式的流程进行组织分类,在算法上做到效率、容错纠错,在使用上兼顾了智能化和自动化,由于现代物流很多会充当多个角色,我们对这些物流业务进行了一体化的设计方案,涵盖了整车/零担专线、第三方以及货运代理等等,运输上也同时兼顾了陆运、海运、铁路和航空。整体提高物流效率和物流质量,降低了物流运营成本。

  2、模块设计

  档案管理、物流业务、财务结算、经营分析、物流跟踪网站和物流信息平台。

  三、物流软件功能。

  从提供的六大模块不难看出,物流管理和财务管理已经很规范化了。

  专线物流软件进行了货运运输的每个环节管理,同时支持了整车业务和零担业务;对各个环节进行了扫码控货,比如:装车扫描、卸车扫描、签收扫描等等,只需要很简单操作即可实现一一记录在案;货运站点能够独立运行,并且有独立的财务账,同时也提供了财务总账,仅需做好相应的单据,财务报表均能自动生成,随时体现物流公司的财务状况。

  四、物流决策战略。

  物流软件提供的不仅仅看似简单的数据表格,更有其分析价值,以供对未来发展做出更好的选择。

  1、决策制定

  专线物流运输最基本的就是点到点运输服务,这里的需求是要能监管运输成本,同时要缩短运输时间,进行提高物流服务质量和效率。

  对于单向运输业务来说,一个发站,一个是到站,发站有的会涉及到本地代理,物流软件上更通俗的称之为本地外包,到站有的会涉及到异地代理,物流软件上更通俗的称之为到站中转。本地代理的情况下,物流软件能够自动货代清单的货款以及运费是否到付进行自动计算,由于本地代理进行收取后再进行统一结算,最后得出抵销代理费用后的应付金额,由于到付运费的情况居多,而且货款通常也不是一个小数字,所以可能会出现负数,是指本地代理还需要给我结款,而不是我们要付款给本地代理公司。

  到站在进行异地代理业务时,同理也会根据代理清单进行统一结算,短途配送也是如此,由送货司机进行到付运费和货款的收取,最后与派送司机进行统一结算,派送司机由物流软件提供配送明细表,以供高效完成物流配送。

  自提货物到达到站后,物流软件将自动把物流跟踪信息发布到物流网站以供客户随时在线查件,同时也可以通过短信通知收货方,都不使用的情况下,还可以通过自提通知表逐个打电话通知收货人前来自提。

  ●内部运营成本控制的方法

  最好的经营就是将利润实现最大化,这可以通过两个基本点来完成,一方面需要尽可能提高货运运输价格,但是仅仅这样只是做到很宏观的面,而另一面,也是最为重要的一面就是要降低运营成本,因为提高货运价格是有一定限度,过高就会起反作用,所以我们需要通过信息化管理来控制成本,包括人力资源成本以及成本监管和控制等等。

  ●利用好外部资源的方法

  开物流公司之前,我们一定先对市场进行分析和考查,所谓“市场营销”,就是要先有市场需求,才有得营销的可能,你想做的物流专线也必需要有市场,绝不能盲目的或者图方便,甚至是听到风就地雨的更不行,那样只会让你得不偿失,然而物流软件便能统计分析线路利润,帮你做出更好的线路选择。

  如果你的物流公司是自有运输车辆,外部成本还包括油损、油耗和油补,涉及的因素有路程的远近、道路质量、交通质量和司机技能,一方面我们需要一位有驾驶经验的司机,而另一位则需要物流软件的信息化分析,以供我们能更好地监管运输成本。

  通常你的物流专线也有同行在做,而且还会竞争愈演愈烈,这就需要我们在经营上诚信,服务好客户,对客户的承诺就务必兑现,创造良好的企业形象和消费都口碑,只有服务质量能与同行明显拉开距离,那么你的客户量才会不断上升,淘汰做得不好的同行,你就可以获得更大的市场。

  省内专线通常回货会明显减少,这时候我们需要拼车或者找异地货运代理,或者也可以与同行合作,大家共享一个收货点,由于回货少,我们还需要对资源进行更为平衡的分配,比如:在收货设置财务,这些只是道理,实践中很难,所以我们需要一套物流软件来做出系统化的信息管理,让你从复杂中轻松应付。

  如今的市场说到底就是要靠团队来做大,在这里其实就是一些合作伙伴,当然是在利益共赢的基础上达到,共同取长补短,获得更多的智慧,最终达到大家都利润可图。

  2、物流软件的系统化管理

  物流系统通过分布式网络架构进行部署,每个站点都有本地数据存储,并且互相独立运行,通过数据同步来实现异地联网,从整体上解决物流公司的一切运营问题和财务问题等。分为以下几大模块:

  ●物流网站

  用于给货主提供信息化的即时服务,货主可以无需电话即可得知物流状况,可以通过电脑上网查询,也可以通过手机进行查件,在网络信息时代,物流就必需具备实时的、高效的信息自动化共享,同时你的客户还能通过物流网站在线下单。

  ●存货控制

  通过物流软件的存货监管,物流公司可以更加有效地利用好仓库,通过信息化报表的分析,我们可以为即将到来的仓储压力做好提前的准备工作,让回有仓库面积得到充分使用。

  ●线上配货

  线上配货是物流软件提供的一项信息服务,集专线物流运输信息、货源信息、车源信息和拼车信息于一站,线下与物流软件无缝对接,你在此发布你的需求,也能免费获得供求,通过供需信息化平台,更高效的降低了人力成本。

  ●承运运输管理

  运输管理就是发站、途经站和到站之间的管控,一方面高效地生成承运装车清单和运输合同,另一方面可以即时发现运输成本问题,系统将根据执行的装车指令实时监控,遇到异常将即时给予警示,保障你的生意只赢不亏。

  ●车辆跟踪

  物流软件通过GPS定位实现运输车辆的实时跟踪以及运输轨迹,可以在地图上实时查看,形象直观地了解动力运输情况,另一方面也给货物进行了信息化的监管。也可以通过手机GPS定位,前提是需要在司机的智能手机上安装与打开流量。

  ●财务结算管理。

  诸多人工难以应付的财务结算问题,通过软件得到了高效的解决,比如:应收未收达到某个标准需要进行催收、一单未一次结清需要下次继续结算、月结的客户需要多张单批量结算,这些在系统上都得到很好的支持和管理。

  ●下属网点管理

  网点有自己独立的财务账,系统也提供了整个企业的财务总账,包括资产负债表、现金流量表、利润表、收入统计和费用统计。分站的收入可以将到付运费过账到总部,进入到总部的财务账,出纳审核转账金额,最终由财务逐一审查票据,做到网点既具有独立性,又与总部网点存在密不可分的关联。

  3、流程式的管理模式。

  通过流程式的组织形式,可以形象直观展示业务发展顺序,更便于物流公司使用管理,流程包括业务流程,财务流程以及货款流程等等,主要包括以下几点:

  ●网上订单

  客户通过网上选择专线进行下单,订单会自动下载到系统中,你可以即时与客户取得联系,将在线订单转到货物托运凭证中,也可以不转入即取消未谈成的在线订单,通过网上订单,通常还为物流公司增加了回头客,增加了再消费可能。

  ●配货受理

  配货主要有本地代理配货、短途接货配货、司机配货以及异地货运代理配货功能,在配货时,软件会自动匹配符合的运单,可以进行排序筛选,可以进行批量配货等,也可以通过PDA来扫描配装货物,其目的是通过条码进行货差和漏装控制,避免货物丢失等情形的发生,同时可以明确知道具体丢失的货物是什么,属于哪个货运单等。

  ●全程预警管理

  自货运登记受理-运单审核-财务结算-预装计划-确认配装-到货卸车-客户签收-回单返回处理等每个环节,系统都是环环相扣,密切把关,随时进行分析并智能预警,包括发站未派工接货超时超量、发站未按时装车、到站滞留未通知、到站未派工送货超时、发运后未按时到达等等共计十二环节的智能自动预警提醒。

  ●财务管理

  系统通过审核单据来生成应收应付账款,通过过账来核销并记入收入和费用,同时生成收支流水账、收支日报表、货款往来账、货代往来账、司机往来账以及客户往来账等,同时系统集成了规范的物流物流会计科目,包括资产类科目、负债类科目,用户可以根据自己的实际情况建立银行账以及其他收入和费用科目进行管理。

  五、系统方案优势

  1、可以多个站点互成专线运输经营,支持多种运输方式的管理,不同的货物可以选择不同的计价方式,每个细节都无微不至的满足客户需求

  根据需要可设置多个收货点,通过远程登录进行单据的统一录入管理,同时支持整车运输和零担运输方式,且能随时查看货物收集情况,通过信息化管理来决策最终的运输模式选择。

  2、整合发站、到站和在途存货管理,通过信息化管理来实现决策,提高货运运输质量和效率

  整车和零担运输得到整合并一体化处理,简化了业务简单流程,借助信息化的实时高效共享能力,全力配合物流运输业务的开展,各站点通过信息化来快速掌握物流状况。

  3、智能自动算法考虑到每个细节的体验,整个使用过程轻松快捷

  在流程化的管理模式上没有强制的必须步骤,系统能智能自动分析你的操作,最好程度了解你操作用途,在每个交互界面都是快捷菜单,你需要的具体功能随时呼之即来,各种单据支持批量一键自动完成,让使用操作变得极其简单。

  4、整个物流运输业务所见即所得

  系统为整个托运设置了多个流程化的运输状态,你可以随时了解运输进度、运输压力和即将需要做的准备工作。解决了传统物流运输依靠电话来监管还督促不到位的问题。

  5、个性定制支持、可扩展的自定义字段支持

  系统在设计阶段考虑到各种使用体验需求,采用了支持个性定制的算法模式,你可以自由配置各个功能的数据结构和展现方式,在指定排序依据时,还支持排序列重复数据自动合并,这是我们独特的开发设计优势。在每个功能你还可以使用系统预设的自定义,用以管理你的一些非标准数据,同时又能与业务单据关联挂钩,可以打造出一个专属你的自己物流业务的系统。

  6、智能财务模式更懂你

  系统集成了完善的物流财务管理模块,由于是一体化的设计,与物流业务管理完全是无缝对接,并且支持从物流业务模块快速结算到财务模块,这对于一些操作员不懂财务知识的非常有用,一票货或者一批单据收到款了或者付款了只需在这些单据上通过右键快捷菜单,执行自动结算即可,而无需再进入财务模块进行更专业的做账处理。

  六、系统价值

  ●多个网点采用分布式的网络结构,即可以实现信息的实时共享,又可以实现本地化高效操作,解决了纯bs或者cs的技术瓶颈问题。

  ●整个系统均采用完全统一的操作模式,只需要你习惯一个功能的使用,即一通百通地顺利使用好系统全部功能,而且在使用时系统采用极智能的算法,你直管按你的想法来操作,系统均能知道你的操作目的和意图。

  ●整个系统通过简单明了的示意图导航,整个操作过程是非简易,检索无处不在,即便是你需要打开某个功能,随便输入一个功能的部分名称或者拼音码,所需功能立即为自动找到并快捷调用。

  ●一体化的财务管理模块支持创建会计科目,除系统预设的物流自有科目外,你还可以通过创建会计科目,来对你的银行账、其他收入、其他费用以及员工工资管理等等提供支持。即便是你的经营费用,诸如房租、水电等等,在系统中也能轻松加入管理并进行整体的财务状况反应,真实体现你的净利润。

  七、物流软件竞争优势

  专线物流系统方案采用云端存储和本地存储的混合技术,解决了常规物流软件性能低下、数据容量有限的技术瓶颈难题;同时也解决了受互联网束缚的问题,站点间可以独立甚至脱机工作。整体我们有3点重要的竞争力:

  1、增加物流公司物流质量和服务水准

  通过技术先进的物流软件来实现信息共享,你的整个物流业务和物流财务都在这套系统上完成,系统通过上传下载数据与物流网站进行无缝对接,查件以及在线订单通过网站来与你的客户进行互动,提高了物流业务能力和效率,符合信息化时代的发展需求,能适合社会发展对你物流能力的考验,能在行业竞争中取得明显的优势并树立起优质信赖的物流企业形象。

  2、货运运输信息化管理优势

  整车、零担专线物流货运公司借助物流软件的高效管理,对方站点可以实时、精准的了解在途车辆状况,预计抵达时间,仓库要求等信息,使得你的仓储能力得到有效利用和管理,进一步提升你的物流效率。

  3、提高效率、降低经营成本

  通常人工处理的事务需要花几天的时间才能完成,并且准确性无法保障,在物流软件上完成,可以完成不需要时间,你需要什么数据报表,都立即给你而无需等待和复杂的操作;物流软件可以代替人工完成事务,降低了人力资源成本,提高了人才素质水平,各种成本费用控制,降低了人工漏洞造成的资源浪费。

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